01
奇怪的手册和窘迫的发言
好几年前，我曾参加过一个工作调研组，赴外省进行工作调研。
到了当地，接待方很是热情，领导亲自到高铁站来接我们。出了站上了车，当地的接待人员一人发了本小手册，颇花了些心思，令人感动。
可是翻开手册来一看，却不是那么回事了。
手册上字很多，除了基本的名单、日程以及省情介绍以外，还有很多内容，大概像这样：
“注意：火车于18：00到达，易堵车，接站人员请提早到达。”
“注意：来访的A处长是穆斯林，不吃猪肉，请单独准备餐食！”
在我这个客人眼里，这些内容非常奇怪，难以理解接待方做册子的人是什么脑回路。这些真的有必要让我们客人方知道吗？作为A处长本人，看到上面那句话又是什么感受？
无独有偶，还有一次我到一个兄弟单位开会，也是遇到类似情形。
那次是一个企业座谈会，会议现场有不少当地企业代表，大多是40岁左右的部门经理级别。会议的最后一个环节，是企业自由发言，对之前会议谈到的内容进行一个反馈。
其中有一家公司，派了个20岁出头的小姑娘来，坐在一群中年人里。她开口的时候，我还特意好奇地看了一眼手上的名单，写的是“人力资源专员”，估计才上班不久。
小姑娘一开口，是这么说的：“因为我的部门经理临时有事出差去了北京，北京那边事情很多无法回来，所以派了我来参会。
“今天会议说到的事项，要等我的领导回来以后，将今天会议的意思书面报告给他，他再报给公司管理层，由管理层开会研究以后才能做答复，但是据我所知公司的刘总也出差去长沙了，要去跟当地谈一个项目……”
等了半天后，主持人终于按捺不住，找机会打断了她的发言：“好的，我们明白了，感谢发言。”
那小姑娘本来就紧张，又忽然被打断，茫然地愣在那里。
Fred Kloet, Unsplash
02
他们的问题出在哪里？
以上两个案例，主人公在同一个意识上很欠缺——内外有别。
“内外有别”，是我们在工作中应时刻牢记的重要原则。不论是外宣领域还是普通工作领域，我们都要在传播信息前，有着严格区分“内”与“外”的边界意识。
对那些缺乏内外有别意识的、想到什么张口就来的人，以下三种常见错误在前方虎视眈眈地等着他：
第一种错是最轻的，属于“没必要让外人知道”，考虑到工作效率问题，内部工作流程自己掌握就好。
关于小姑娘发言的例子就犯了这一毛病，其发言的大部分内容对与会者来说既没兴趣更没作用，给人拖沓啰嗦、糊里糊涂之感。
我特别想跟她说，在面对外人时，不必像学生给老师解释为什么迟到一样，把内部工作流程事无巨细地告诉外人。
在类似的沟通交流会上，参会人数众多、场面正式有序、发言时间紧张，所有发言代表都应牢记“简明扼要、只讲重点”的原则。
与其那样，不如一句话表达：“因公司领导出差，我临时来代会，无法代表公司马上表态。我将在会后向领导层汇报，此后公司会给出准确答复。”
如果你今后遇到类似的对外交流会议，也别紧张，开口前先问自己两个问题：他们想知道什么？我的核心内容是什么？
围绕这两个内容打好腹稿，就不会离题千里了。
第二种错是“不适宜让外人知道”，考虑到听话者的感受，该回避的要回避，该隐瞒的要隐瞒。
前文的第一个关于A处长的事例，就是这毛病。在接待单位自己关上门来研究时，涉及客人的民族风俗和忌口等问题，自然要提出来重点注意。可是一旦这些让客人自己看见，就不是那么回事了。
试想，如果还有一句“注意：来访者其中有一位脾气较差，接待人员要小心”，岂不更是大写的尴尬？
为应对类似情形，更稳妥的办法是做两个版本的手册。一是内部版本，供主人方自己使用，内容详尽、事无巨细；二是对外版本，更简明扼要，只需提供客人关注的信息即可。两个版本的手册可用不同颜色的封皮来区分。
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第三种错最严重，已经触碰了法律边界，属于“坚决不能让外人知道”。
作为公职人员，一旦触及《保密法》就捅大篓子了，轻则警告处分，重则断送前程！
如果你有机会接触一些涉密信息，或是在工作中有机会跟外宾打交道，则更要注意谈话尺度，不该说的不要说，不该拍的不要拍，不该发的不要发。
你或许会说，保密不是常识吗，我当然不会犯这种低级错误呀。不！最严重的错误常常出现在神经最松弛之际。
比如，你加班到晚上11点，拍照发个朋友圈感叹生活不易。你只注意到照片里摆满桌的文件和开着的电脑，却未曾留意最上面的文件左上角的“机密”二字，以及电脑上显示的文字内容。照片发出后，很有可能引发始料未及的大状况。
在此提醒一句，工作有特殊性的小伙伴们，为了不给自己惹麻烦，最好不要在社交平台晒任何工作环境照片，装不成X事小，泄密了事大！
再比如，某外国专家来说你们单位座谈，结束后，私底下通过翻译到找你，想要了解一些内部工作情况，而你刚好知道一些，你会不会当作与他闲聊，嘴一快就说了出去？
这些都是普通人极易犯的错误，只有对自己的岗位充满敬畏，常怀保密意识，才能做到滴水不漏。
